Lean-ajattelussa pyritään täydellisyyteen, jota ei kuitenkaan voida koskaan saavuttaa, Topi Hirvonen muistuttaa. Kuva: Samuli Pulkkinen
Lean-ajattelussa suositaan kokeilukulttuuria, Sanoman lean-tiimin esihenkilö Topi Hirvonen kirjoittaa ja antaa viisi vinkkiä työn hallintaan. Vinkit on muokattu leanin johtamisfilosofiasta, joka perustuu organisaatioiden toiminnan kehittämiseen. Vinkit sopivat kaikille, jotka kokevat työelämän olevan välillä yhtä kilpajuoksua.
”Kokeile vinkkejä kuukauden ajan. Arvioi kokeilun jälkeen paransiko muutos tilannettasi. Parannukset kannattaa ottaa käyttöön ja hylätä muut oppina. Jokainen parannus on muutos, mutta kaikki muutokset eivät ole parannuksia”, Hirvonen sanoo.
Kirjoitus perustuu Sanoma Summitin esitykseen lokakuussa 2022.
1. Kysy itseltäsi: ”Olenko menossa suuntaan, johon haluan mennä?”
Teemme työmme erinomaisesti korkealla työmoraalilla. Valitettavasti arkemme on täyttynyt sälästä ja olemme ajautuneet tilanteeseen, jossa erinomainen työpanoksemme kohdentuu asioihin, jotka eivät johda pitkän aikavälin tavoiteltuun päämäärään.
Tietotyön ammattilaisena kannattaa pyrkiä rentoon ennakointiin eikä kiireiseen reagointiin. Kaikkiin tehtäviin ei kannata antaa itsestään kaikkea, vaan tunnistaa tärkeistä elintärkeät, ja tehdä ne, ja vain ne, huolellisesti. Joistain asioista voi jopa kohteliaasti kieltäytyä. Siinä auttaa olennaisesti työn arvon määrittäminen vinkin kaksi mukaisesti.
2. Tuota aina lisäarvoa: ”Maksaisiko asiakas tästä?”
Työmme arvo syntyy prosesseissa ja jokaisen prosessin tulisi keskittyä tuottamaan arvoa asiakkaalle. Tekeminen, josta asiakas ei maksaisi, on hukkaa, joka pitää eliminoida. Mikäli sinulla on vaikeuksia hahmottaa työsi asiakasta, käytä mielessäsi henkilöitä, jotka jatkavat työtä prosessin seuraavassa vaiheessa. Maksaisivatko he työstä, jonka juuri teit?
Kun tunnistat arvon, ymmärrät, ettei arvoa tuottavia työvaiheita kannata tehdä nopeammin, vaan sen sijaan poistaa turhat työvaiheet.
Käytän usein sanontaa ”älä juokse nopeammin vaan kävele lyhyempi matka”. Stressin hallinnankin kannalta on kestävämpää kasvattaa tuottavuutta poistamalla hukkaa eli vapauttaa työaikaa. Vapautuneen ajan voit käyttää arvoa tuottavamman työn tekemiseen tai taukoihin.
3. Analysoi työtä keräämällä dataa
Pääset kiinni hukkaan, kun ymmärrät, mikä on arvoa tuottavaa ja keräät siitä dataa. Datan keräämisen kannalta ylivoimainen (joskin hiukan työläs) tapa on kirjata käyttämäsi työaika ylös Exceliin tai vastaavaan taulukko-ohjelmaan noin yhden työviikon ajalta. Osa kollegoistani on suosinut myös kännyköiden applikaatioita.
Peukalosääntönä pidän vartin kirjaustarkkuutta ja kymmentä eri kategoriaa, joista tauko on yksi. Tulokset saatuasi tarkastele niitä kriittisesti ja päätä, mitä aiot muuttaa seuraavan kahden viikon ajaksi. Tee sen jälkeen uusi työajanseuranta, jonka avulla tarkistat, onko muutos parannus vai pelkkä oppi.
4. Lopeta aloittaminen ja aloita lopettaminen eli rajoita keskeneräistä työtä ja tee vain yhtä asiaa kerrallaan
Kahden asian yhtä aikaa tekemiseen rinnakkain menee pääsääntöisesti aina pidempi aika kuin menisi siihen, että keskittyisit tekemään asiat yksi kerrallaan.
Monitohelointi eli multitasking on aikasyöppö ja stressitasojen nostaja. Kun teet tuottavaa työtä, keskity siihen täysillä ja sulje häiriötekijät kuten kännykkä, pikaviestimet ja sähköposti. Työn imu eli flow-tila syntyy, kun työn haasteellisuus ja osaamisesi on tasapainossa. Älä anna keskeytysten pilata flow-tilaasi.
Keskeneräisen työn rajoittaminen on myös erittäin tärkeää. Aina kun aloitat työtehtävän uudelleen, kuluu siihen tietty vaihto- ja asetusaika. Tätä ja monitohelointia et saa kiinni työtehtäviin käytetyn ajan seuraamisella. Pyri sen sijaan tekemään asiat kerralla valmiiksi. Tuottavuutesi paranee huomattavasti.
Lean-piireissä puhutaan Littlen laista, joka todistaa, että läpimenoaikoja parantaaksesi voit joko tehdä työn nopeammin (eli juosta) tai rajoittaa keskeneräistä työtä (eli kävellä lyhyempi matka). Kumpi on helpompaa?
5. Aikatauluta kalenteriisi lyhyt reflektointi joka viikolle
Lean-ajattelussa oppiminen on suorittamista tärkeämpää.
Arvioi perjantaisin työviikon päätteeksi, miten onnistuit, tai tee se maanantaina ennen muiden töiden aloittamista. Kirjaa havaintosi kolmeen eri kategoriaan:
- mikä meni hyvin?
- mitä parantaisin?
- mitä lopetan?
Tee sitten itsellesi uusi muutoskokeilu, mihin keskityt seuraavalla viikolla.
Bonus. Lopulta kaikki on kaaosta, mikä pitää vain hyväksyä
Lean-ajattelussa pyritään täydellisyyteen, jota ei kuitenkaan voida koskaan saavuttaa.
Arki on usein yhtä kilpajuoksua ja itsensä kehittäminen sekä tuottavuuden jatkuva parantaminen voi tuntua ahdistavalta. On tärkeää ymmärtää, että lopulta hallinta ja kontrolli ovat vain illuusioita. Me ihmiset emme ole niin rationaalisia kuin luulemme, emmekä siksi pysy kovinkaan usein kokeiluissa kovasta tahdostamme huolimatta.
Kokemamme kiire on sitä, ettemme ole tilanteessa läsnä. Ja läsnäolo puolestaan – paradoksaalista kyllä – syntyy vasta, kun menetämme kontrollin.
Kanna siis huolta vain niistä asioista, joihin voit vaikuttaa. Muiden asioiden suhteen voit päättää, miten suhtaudut, nostaa epäkohtia rakentavasti esiin ja kannustaa kaikkia kehittämään. Ihmisten kunnioittaminen on yksi lean-ajattelun perusarvoista, ja itsemyötätuntoa kannattaa harjoitella.
Tekstin kirjoittaja Topi Hirvonen on Sanoma Media Finlandin lean-tiimin esihenkilö. Kirjoitus perustuu Hirvosen Sanoma Summitissa pitämään esitykseen.
Sanoma Summit on tapahtuma, jossa sanomalaiset opettavat toisilleen tärkeinä pitämiään ja itse hyvin tuntemiaan asioita. Tänä vuonna Summit järjestettiin lokakuun lopulla ja yhteensä oppitunteja oli tarjolla kolmekymmentä. Tarjolla oli esimerkiksi data sciencea, tutkivaa journalismia, tunneälyä ja fasilitointia.
